Para lograr el éxito en una organización de uso intensivo en activos; los procesos de Gestión de Activos y Gestión de Materiales deben estar altamente integrados y gestionados con el objetivo común de garantizar la disponibilidad y confiabilidad de los equipos a un costo aceptable.

Habitualmente estos dos procesos son liderados por distintos gerentes, por lo que es altamente posible que afloren conflictos en las metas, objetivos e indicadores de desempeño, ocasionando una situación inadecuada para la organización como un todo.

Desde un punto de vista de gestión de activos (mantenimiento), el proceso ideal de gestión de suministros de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) es tener todos los materiales correctos en el momento que se requieran. Este es un objetivo muy simple que es inviable de cumplir debido a los costos involucrados.

Además, el área de mantenimiento desea utilizar materiales de mayor calidad para reducir los esfuerzos de mantenimiento, pero el departamento de compras puede intentar comprar materiales más baratos y maximizar el lote de compra para reducir los costos de abastecimiento. El departamento de compras también busca reducir la carga de trabajo (# de transacciones) comprando grandes cantidades menos veces en el año. Las compras de lotes más grandes incrementan la inversión en inventarios, y la gerencia de finanzas no desea que eso ocurra.

Cada función tiene un punto de vista diferente en MRO (ver figura 1). Por lo tanto, para obtener un proceso de gestión de suministros MRO realmente optimizado, las diversas perspectivas deben reconciliarse en el diseño del proceso.

Figura 1: Puntos de vista divergentes – Gestión de Suministros MRO

La inversión inicial en suministros MRO ocurre cuando los equipos son seleccionados. Las especificaciones de los materiales y repuestos, las estrategias de mantenimiento y el plan de repuestos asociado, establecen los requerimientos fundamentales de suministros. Las estrategias de gestión de materiales (qué mantener en stock y qué no), luego determinan el nivel general de inversión requerida en inventarios.

El proceso más simple de mantenimiento es responder ante detenciones por emergencias (“breakdowns”); mientras que uno de los más complejos es el desarrollo de mantenimiento preventivo.

Ante paradas por emergencia, existe primero una etapa de descubrimiento para identificar la falla. El hecho es comunicado a mantenimiento, el equipo es inspeccionado, los materiales y repuestos son obtenidos, y el equipo es reparado tan pronto como sea posible.

En el caso de trabajos de mantenimiento planificados, los pasos de planificación y programación son agregados al proceso. En el desarrollo del plan de mantenimiento preventivo, se siguen otros pasos para asegurar que las acciones preventivas harán frente a algún modo de falla del equipo y que las recomendaciones del fabricante y la historia del equipo sean tomadas en cuenta. Es importante tener acceso rápido a los repuestos y materiales que son normalmente utilizados en estos trabajos regularmente programados.

La gestión de materiales involucra los procesos de abastecimiento, transporte, administración de almacenes y control de inventario. Cuando las especificaciones de un ítem han sido determinadas por el cliente interno:

  • El ítem es buscado
  • El precio, condiciones de entrega y otros términos son negociados
  • La orden de compra es colocada al proveedor seleccionado
  • El ítem es transportado, recibido, almacenado, controlado y despachado.

El trabajo en equipo verdadero tendrá como resultado mejoras en rendimiento y optimización de costos:

  • Realizar compras efectivas y competitivas, al tener un proceso de mantenimiento proactivo (notificación oportuna de demandas).
  • Ejecución eficiente de trabajos de mantenimiento, al tener un proceso sistemático para comprar, recibir, almacenar, despachar y reordenar los repuestos.

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