Los costos de inventario dependen directamente del nivel de inventario. Un incremento en el nivel de inventario provoca un incremento en la cantidad de capital invertido y en el costo de oportunidad de ese dinero.

Otro costo significativo es el costo de la infraestructura para soportar el inventario: espacio de almacenamiento, mano de obra, estanterías y contenedores, energía eléctrica, etc. Cuando las compañías no pueden justificar una inversión en infraestructura, lo que tendemos a ver son almacenes abarrotados donde es muy difícil operar eficientemente por la cantidad de desorden y congestión.

Los niveles de inventario dependen de los niveles de servicio requeridos y, hasta cierto grado, de la exactitud del inventario. Los niveles de servicio dependen de las demandas asociadas con la criticidad y complejidad de los equipos que el inventario soporta. Una mayor cantidad de equipos críticos significa una mayor cantidad de repuestos requeridos a la mano (en el inventario).

Un análisis detallado de la criticidad de los equipos, donde se determinen los tipos de falla, impacto de dichas fallas y las respuestas ante cada falla, permitirá optimizar la inversión en el inventario. Este análisis debe hacerse con aportaciones de las áreas de operaciones, planificación de mantenimiento y gestión de materiales.

La estandarización de equipos y repuestos es probablemente la iniciativa con mayor impacto en la reducción de los costos de inventarios. Esta acción reduce la cantidad de artículos o partes diferentes requeridas; y como consecuencia reducirá la inversión y el espacio requerido en el almacén. Reducir la variedad de partes también contribuye a simplificar la identificación de estas por parte de los usuarios de mantenimiento y del almacén. La estandarización de las partes puede incluso reducir los tiempos de entrega de los proveedores, si las partes se estandarizan de acuerdo con aquellas que los proveedores tienen usualmente en stock.

Las partes obsoletas contribuyen a la falta de espacio de almacenamiento, además de ser una mala inversión (es muy complicado recuperar su valor en el mercado).

Un problema similar son las partes o ítems duplicados. Estas partes se vuelven inactivas luego de su uso inicial porque la descripción o el número de parte son confusos y solo son comprendidos por pocos usuarios. Los usuarios encuentran más fácil solicitar la creación de un nuevo código de ítem en el catálogo, porque es demasiado lento y complicado encontrar un número de parte existente. Un procedimiento para elaborar descripciones estructuradas es esencial para evitar duplicación de partes.

Por último, la gestión de compras tiene también un gran impacto en los costos de inventario tanto al nivel del precio del ítem como al nivel del servicio del proveedor (tiempo de entrega, stock de back-up, etc.). Impulsar la activación y seguimiento de las órdenes de compra permite tener un mejor control sobre los tiempos de entrega y de esa forma reducir los stocks de seguridad. La negociación de menores tiempos de entrega permite reducir la cantidad de stock de seguridad para cumplir con los niveles de servicio requeridos.

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